עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון

ניהול תכנים בארגון

24/12/2019 12:49
DOR BRAM

    1) כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?

OCR (Optical Character Recognition)הנה טכנולוגיה להמרת תמונה, טקסט מודפס וכתב יד שנסרקו ע"י סורק למסך הצגתו מחשב. ארגון אשר מקבל דואר מודפס מבזבז זמן ומשאבים במיון ואחסון הדואר. עם יחליטו להטמיע מערכת OCR אז הדואר וכלל להתמיין ולהתאכסן במקומו המתאים בצורה אוטומטית ובנוסף בצורה מאוד חכמה ע"י שימוש באינדקסים בכדי לזרז את האגירה והשליפה.

 

2)  מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה(WorkFlows) ?

ישנם שתי יתרונות עיקריים לשילוב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה:

א) איכות המידע: מידע במסמך דיגיטלי נשמר בצורה טובה יותר, הוא כתוב בקרב קריא יותר וכך הוא לא נהרס עם הזמן. בנוסף , ניתן להוסיף לו חתימה דיגיטלית לאבטחה ובכך להבטיח אבטחת מידע.

ב) אחזור המידע:  נוח יותר לאחסן מסמכים דיגיטליים מאשר אחסון פיזי שלהם. בנוסף קל יותר למצוא ולשלוף מסמכים אלו עם הזמן, ללא צורך בחיפוש פיזי בארגזים אלא רק לפי מילות חיפוש במערכת. 

    

    3)  מה החשיבות של הגירת תכנים?

תהליך הגירת תכנים הנו תהליך בו מועברים תכנים ממערכת ישנה למערכת חדשה יותר אשר מחליפה אותה, על מנת לשמור על תכנים אלו וכך להישען על ידע עבר בארגון ולאפשר המשך עבודה רציפה.

     הגירת תכנים הינה חשובה מאד, מאחר ולקוחות עלולים להיפגע מאובדן המידע עליהם וכתוצאה מכך גם הארגון עלול להיפגע מבחינת אמון הלקוחות בארגון.

 

   4) בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית.

 

a) האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות (attachments)בלבד או את כל המייל?

לדעתי צריך להבין מה תוכן המיילים עיקריים בארגון ולפי זה להחליט. לפעמים המידע הנחוץ הינו בתוכן המייל (תאריכים, מלל, שמות) ולפעמים בצרופות(תמונות,מסמכים). הבעיה העיקרית היא שאם נשמור הכל אז נעמיס על המאגר ונגרום לו לנזק.

 

b) מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

לפי דעתי מי שאחראי על שמירת המיילים במערכת הינו מקבל המייל. בארגונים בהם המערכת שמה דגש על שמירת המיילים וזה מבוצע באופן אוטומטי יש צורך למנות אחראי ייעודי לכך ממחלקת מערכות המידע. לדוגמה, נציג מצוות הפיתוח של המערכת בארגון. 

 

כתיבת תגובה:
שמכם:

אימייל:

קישור:

תגובה:


הקלד את המספר המופיע בתמונה: